یک دفتر برای فروش نقدی و تتری؛ و بستن درست روز

چرا یک دفتر؟

اگر فروش نقدی و تتری در دو جای جدا ثبت شود، جمع فروش روز را همیشه باید دستی حساب کنی و احتمال جا افتادن یک فروش زیاد است. یک دفتر واحد که برای هر فروش روش پرداخت را هم ثبت کند، هم جمع کل را می‌دهد هم سهم هر روش را.

برای هر فروش یک فاکتور

قاعده‌ی ساده: هیچ فروشی بدون فاکتور نه. حتی اگر مشتری نقد داد، همان فاکتور را بساز و «نقدی» علامت بزن. فاکتور نقدی نرخ تبدیل لازم ندارد، ولی در دفتر کنار بقیه می‌نشیند. اگر اشتباه علامت زدی، باید بتوانی برگردانی و اصلاحش هم ثبت شود.

فروش تتری را با ارزش همان لحظه ثبت کن

ارزش تومانی تتر هر روز فرق می‌کند. اگر فروش تتری را با نرخ آخر ماه حساب کنی، دفترت با واقعیت فروش جور درنمی‌آید. هر فاکتور باید با نرخی که در لحظه‌ی فروش قفل شده ثبت شود؛ این همان مبلغی است که با مشتری توافق کرده‌ای.

فاکتورهای نیمه‌پرداخت را رها نکن

مشتری‌ای که کمتر از مبلغ فاکتور تتر فرستاده، به تو بدهکار است. این فاکتورها را جدا فهرست کن، با نرخ خود هر فاکتور ارزش‌گذاری کن و پیگیری کن. یک پیام یادآوری کوتاه معمولاً کافی است.

بستن روز: چک‌لیست ساده

بستن روز اگر هر شب با یک ترتیب ثابت انجام شود، بیشتر از چند دقیقه طول نمی‌کشد:

• جمع فروش روز را ببین و با تعداد فاکتورها مقایسه کن.
• سهم نقدی را با پول داخل کشو تطبیق بده.
• سهم تتری را با تراکنش‌های رسیده به کیف پول تطبیق بده.
• فاکتورهای باز و نیمه‌پرداخت را مرور کن.
• خلاصه‌ی روز را به‌صورت PDF ذخیره کن.

خروجی برای حسابدار

حسابدار معمولاً فایل می‌خواهد، نه اسکرین‌شات. یک خروجی CSV که در اکسل یا هر برنامه‌ی صفحه‌گسترده باز شود و برای هر فروش تاریخ، مبلغ، روش پرداخت و دارایی را داشته باشد، کار ماهانه را خیلی کوتاه می‌کند.

در ولتیفای

بخش «دفاتر و حسابداری» در اپ فروش امروز، هفته و ماه را با سهم نقدی، سهم رمزارز و «بدهکاران» نشان می‌دهد. «بستن روز» خلاصه‌ی روز را PDF می‌کند؛ این خلاصه‌ی فروش است و شمارش کشو را خودت انجام می‌دهی. فاکتور را «نقدی» علامت می‌زنی و تا ۱۰ دقیقه می‌توانی برگردانی. در پنل وب فروشنده، گزارش‌ها با بازه‌ی دلخواه تا ۳۶۶ روز، خروجی CSV فروش و سند حسابداری و دکمه‌ی «کپی یادآوری» برای فاکتورهای نیمه‌پرداخت هست. امکانات به کشورت بستگی دارد.