دفتر واحد للنقد والعملات الرقمية
حين يبدأ المحل بقبول العملات الرقمية، يظهر خطر جديد: دفتر للنقد، ومحفظة للعملات الرقمية، ولا شيء يجمعهما. في نهاية الشهر يصعب أن تعرف كم بعت فعلاً. هذا المقال يشرح كيف تبقي دفتراً واحداً لكل المبيعات.
لماذا دفتر واحد؟
إذا سجّلت المبيعات النقدية في دفتر والمبيعات الرقمية في سجل المحفظة، ستضطر إلى الجمع يدوياً كل يوم، وستفوتك فواتير. الأفضل أن تمر كل عملية بيع بفاتورة، ثم يُحدَّد طريقة الدفع: نقداً أو بالعملة الرقمية. هكذا يكون رقم المبيعات واحداً، وتفصيله حسب طريقة الدفع واضحاً.
فاتورة لكل بيع، حتى النقدي
عادة بسيطة: لا تبع شيئاً دون فاتورة. إذا دفع العميل بالعملة الرقمية تُغلق الفاتورة عند وصول الدفعة، وإذا دفع نقداً تسجلها مدفوعة نقداً. والفاتورة النقدية لا تحتاج إلى سعر صرف.
وإذا أخطأت في التسجيل، صحّحه فوراً، واحرص على أن يبقى أثر كل تصحيح في السجل.
إغلاق اليوم
في نهاية كل يوم خذ ملخصاً يحتوي على:
- إجمالي المبيعات.
- المبيعات النقدية والمبيعات الرقمية، كلاً على حدة.
- الفواتير المفتوحة التي لم تُدفع.
- المبالغ الناقصة التي ينتظر بعضها الاستكمال.
تابع المبالغ الناقصة
في الدفع الرقمي يحدث أن يرسل العميل أقل من المطلوب بسبب خطأ أو رسوم. هذه الفواتير المدفوعة جزئياً هي ديون صغيرة يجب متابعتها: أرسل للعميل تذكيراً بالمبلغ المتبقي، ولا تتركها تتراكم.
سلّم محاسبك ملفاً مرتباً
ملف CSV بالمبيعات يفتح في Excel أو أي برنامج جداول، وهو أسهل على محاسبك من لقطات شاشة وسجل محفظة. وإن كان يعمل بنظام قيود، فملف قيود اليومية يوفر عليه وقتاً.
روتين يومي بسيط
خمس عادات تكفي لدفتر مرتب:
- في بداية اليوم: تأكد أن الأسعار والمنتجات محدّثة.
- عند كل بيع: فاتورة، ثم تأكيد الدفع الرقمي أو تسجيل النقد.
- قبل الإغلاق: راجع الفواتير المفتوحة، وألغِ ما لن يُدفع.
- عند الإغلاق: خذ ملخص اليوم وقارن النقد في الدرج بالمبيعات النقدية في الملخص.
- مرة في الأسبوع: راجع المبالغ الناقصة وأرسل التذكيرات.
مثال من مقهى
مقهى باع في يوم ١٢٠ فاتورة: ٨٠ نقداً و٤٠ بـ USDT. في ملخص اليوم يرى المالك إجمالي المبيعات بعملته المحلية، ثم التفصيل: كم نقداً وكم بالعملة الرقمية. يعدّ النقد في الدرج ويقارنه بالرقم النقدي، ويرى في المحفظة الدفعات الرقمية مرتبطة بفواتيرها. وفاتورتان دُفعتا ناقصتين تظهران في المبالغ المستحقة حتى تُستكمل.
أين تذهب العملات الرقمية بعد البيع؟
الدفعات الرقمية تبقى في محفظة المتجر حتى تقرر ما تفعل بها. سجّل في دفترك أي تحويل منها إلى محفظة أخرى أو بيع لها، حتى يبقى رصيد المحفظة مفهوماً عند المراجعة.
كيف يتم ذلك في ولتيفاي؟
في قسم الدفاتر بالتطبيق ترى المبيعات والنقد والعملات الرقمية والمبالغ المستحقة لليوم أو الأسبوع أو الشهر، ويصدر «إغلاق اليوم» ملف PDF بملخص اليوم، وهو ملخص مبيعات لا جرد لدرج النقد. يمكنك تسجيل فاتورة مدفوعة نقداً والتراجع خلال ١٠ دقائق، وكل تسجيل محفوظ. وفي لوحة الويب تقارير لفترة تختارها مع تصدير CSV للمبيعات وقيود اليومية، علماً أن واجهة اللوحة بالفارسية حالياً. وتختلف الميزات المتاحة حسب البلد.
