Один учёт для наличных и криптовалюты: как закрывать день

Главное правило: каждая продажа — через счёт

Самый надёжный способ не потерять продажи — выставлять счёт на каждую из них, независимо от способа оплаты. Тогда в учёте есть одна запись на одну продажу, а способ оплаты — просто её свойство: криптовалюта или наличные.

В Waletifi счёт создаётся одинаково для любой оплаты. Если покупатель решил заплатить наличными, открытый, недоплаченный или истёкший счёт отмечается кнопкой «Record cash payment» («Записать оплату наличными»). Курс для наличной оплаты не нужен, а на чеке будет указано «наличные».

Почему два учёта — плохая идея

Когда наличные записываются в тетрадь или в таблицу, а криптовалютные продажи живут только в истории кошелька, сверка превращается в ежедневную головоломку. Переводы в кошельке не знают, какой товар был продан, а тетрадь не знает, по какому курсу считалась оплата. Ошибки накапливаются, и через месяц уже невозможно понять, откуда расхождение. Один журнал продаж, где у каждой записи есть способ оплаты, решает эту проблему с самого начала.

Ошибки тоже должны оставлять след

Кассир может по ошибке отметить не тот счёт. Хорошо, когда такую отметку можно отменить, но сам факт исправления сохраняется. В Waletifi отметку об оплате наличными можно отменить в течение 10 минут, а каждая отметка и отмена записываются в историю — это помогает разбирать спорные ситуации внутри команды.

Наличные и криптовалюта — отдельными строками

В итогах дня важно видеть не только общую выручку, но и разбивку: сколько пришло наличными, сколько в криптовалюте. Наличные вы сверяете с ящиком, криптовалюту — с кошельком. В разделе «Books» («Книги») приложения Waletifi наличные и крипто-продажи показываются отдельно, вместе с долгами покупателей.

Долги покупателей

В криптовалюте покупатель иногда переводит меньше нужного. Такие частично оплаченные счета не стоит терять: в Waletifi они попадают в список долгов и оцениваются по курсу каждого конкретного счёта. В веб-панели рядом с долгом есть кнопка копирования напоминания для покупателя. Это не полноценный учёт продаж в кредит — только недоплаты по криптовалютным счетам.

Как закрывать день

Простой порядок в конце смены:

• проверьте, что открытых счетов не осталось или что они действительно не оплачены;
• пересчитайте наличные и сравните с суммой наличных в учёте;
• сравните сумму криптовалютных продаж с поступлениями в кошелёк магазина;
• нажмите «Close day» («Закрыть день») — приложение сохранит сводку дня в PDF;
• раз в неделю или месяц выгружайте продажи в CSV для бухгалтера.

Отчёты для бухгалтера

В веб-панели продавца можно выбрать любой период до 366 дней и увидеть итоги по валютам, товарам, кассовым счетам и заказам Raste. Выгрузка продаж и журнал проводок сохраняются в CSV, который открывается в Excel или любой другой таблице, а сам отчёт можно распечатать или сохранить в PDF из браузера. Интерфейс панели пока на персидском языке.

Учтите: это внутренний учёт продавца. Он не заменяет фискальные чеки, онлайн-кассу и налоговую отчётность, если они обязательны в вашей стране.